Loading...
HomeMy WebLinkAboutMINUTES Technical RevIew Committee 2013-09-03 PavilionRECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall    Committee:  Chair Town Administrator Frank Lancaster, Community Development Director Alison  Chilcott, Public Works Director Scott Zurn, Practicing Engineer Don Taranto, Practicing  Architect Ginny McFarland    Also Attending:  Senior Planner Dave Shirk, Town Attorney Greg White, Recording Secretary Karen  Thompson    Absent:    None     Chair Lancaster opened the meeting at 6:00 p.m.     Chair Lancaster introduced the Committee, and explained the review process for the Stanley Historic District.  When the Stanley Historic District was formed, an agreement was reached between those members and the  Town to waive the regulations of review in the Estes Valley Development Code. The agreement established the  Architectural Review Committee and the Technical Review Committee which review development within the  Stanley Historic District. He stated this meeting would consist of a presentation from the applicant, and a  review of the applicant’s responses from the Committee findings of July 29, 2013. Public comment would be  accepted. The Applicant would have the opportunity to respond to the public comments, and address  additional items from the staff report.  The Committee would then make recommendations.    It was moved and seconded (Chilcott/Zurn) to approve the minutes as presented from the July 29, 2013  meeting and the motion passed unanimously.     Alan Aspinall/employee of the Grand Heritage Hotel Group and Stanley Hotel Special Project Coordinator  presented the concept of the project. He stated the two previous hearings had been thorough except for two  items: parking and sound analyses. Mr. Aspinall introduced Barry Smith, Chief Architect for Grand Heritage  Hotel Group. Also attending was Joseph Hull, project manager for Adolphson & Peterson, who will be the  general contractor on this proposed project.     Barry Smith stated he reviewed the case files through the last hearing and saw there were three issues  outstanding; parking summary, hours of operation, and noise study and mitigation. A recent parking analysis  determined there are 406 existing and proposed parking spaces, with a historic demand for 296 spaces, not  including approximately 26 spaces used by residents/guests at the Overlook Condominiums. The 406 spaces did  not include the lower southeast portion of the property that is used for overflow parking. He stated the  overflow area could accommodate approximately 250 vehicles, and was acknowledged in the easements as a  parking area.  It was his conclusion that parking was adequate.    Concerning the hours of operation, Mr. Smith stated the operations team was committed to keeping any  special activity generating outdoor music and/or dancing to close at 10 p.m. Internal activities would close at  midnight, with breakdown/cleanup from midnight to 1:00 a.m. He stated the last submittal committed to meet  the sound criteria as adopted in the Municipal Code. Sound mitigation has included removing the proposed  parking area on the south side of the proposed pavilion and adding a berm; enclosing the pedestrian gallery  between the amphitheater and the banquet facility; and relocating the service area driveway to the north side  of the proposed service kitchen. He stated the noise study was limited, and they would not be able to  determine the amount of mitigation required until the facility was constructed.  It would be the management’s  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  responsibility to would limit noise from activities that could not mitigated.  It was determined by the sound  engineered that sound up to approximately 105 decibels could be mitigated. For this reason, they would  prohibit rock concerts or other fully‐orchestrated concerts.     The meeting was opened for questions to the applicant by the Committee.    Why was a traffic engineer not enlisted for the parking study? Member Taranto  Mr. Smith stated he did not believe it was necessary, and did not agree with some of the methods  traditionally used. He stated there was never a historic demand for parking exceeding the existing spaces.  Much of the activity would be for guests already staying at the hotel. It was determined that parking was  adequate with proximately 55 spaces being needed for this proposed pavilion. He stated he is a registered  architect in the state of Colorado and has the credentials and authority to do a traffic study. He chose to use  historic data because of the nature of the facility. He did not consider this proposed project to be a stand‐ alone venue with separate parking requirements, and tried to juggle the integrity of the historic district,  which shows parking spaces are adequate.    Member Taranto stated he would have preferred to see a study completed by a traffic engineer.      Please share the criteria used to determine the numbers, as the report was unclear as to the source of  parking level demand for each of the specific uses.  Member McFarland  Mr. Smith stated he used empirical data from the hotel staff. Because hotel guests are the primary users of  the other facilities, he stated you do not want to have redundant counts in facility parking. 140 guest rooms  plus the Overlook Condominiums take up the bulk of activity in the food and beverage event spaces. For  example, he would not consider the food and beverage portion of the proposed facility in isolation from the  rest of the campus. When you include the overflow parking area, he determined the number of spaces was  more than adequate. Mr. Smith also interviewed the operations employees and arrived at a number of  guests coming to the hotel on a daily basis but not staying overnight.  It was determined that out of 150‐200  pavilion event guests, 100‐150 of those would be staying at the hotel.  He stated his philosophy was to not  have vast amounts of paved parking areas that would rarely be used. He stated he reviewed the industry  standards for parking, and used them in areas where he thought they applied. His analysis varied from the  industry standards by factoring in the numbers of guests using the facility that were not staying at the  facility.     Please elaborate on the hours of operation as they relate to amplified music. Members Lancaster &  McFarland  Mr. Smith stated there would be no amplified music outside after 10:00 p.m. Any amplified music between  10:00 p.m. and midnight would be inside the banquet facility. He stated the noise engineer did not visit the  site, and did his analysis via photos and using Google Earth. Rock concerts and concerts with full  orchestration would be prohibited and would be enforced by the operations managers. If the regulations  were not followed, he stated the police would probably be dealing with a noise ordinance violation.  Temporary use permits could be applied for if needed.      Given the statement that existing parking accommodates the needs for the entire campus, please explain  why there are numerous vehicles parked outside the parking areas on weekends. Member Lancaster   Mr. Smith stated the Stanley Hotel charges a parking fee for non‐guests. The hotel owners are not  supportive of those vehicles parking outside the fee area and visiting the hotel facilities or using the shuttles.  They are exploring mitigation techniques to limit the use of parking areas by those uninvited guests. He  explained it was the responsibility of hotel operations staff to deal with overflow parking by using the  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  reserve area instead of parking on the street. He was unsure as to whether guests at the proposed pavilion  would be charged to park on the hotel property.         Please describe how the proposal will allow the facility to comply with the noise ordinance. The letter  from the sound engineer discussed the process, but did not list results from any sound study. Member  McFarland  Mr. Smith explained  there were three major steps taken into consideration:  1)the proposed parking area  on the south side of the building was removed and a berm would be created; 2) the amphitheater was  redesigned to have walls on three sides and a ceiling that would be designed to  acoustically contain sound.  There would still be an open back area, and the sound should dissipate before it reaches property lines; and  3) the service area driveway was relocated to the north side of the building, so the building would block the  sound. He stated the facility was designed to reflect desirable noise and absorb undesirable noise. Mr. Smith  stated the sound cannot be mitigated until the structure is built. Once the building is approved for  construction, acoustical engineering would be a part of that construction. He stated the construction criteria  would not exceed 105 decibels. Mr. Smith stated the outside deck gathering spaces were not included in the  study, which is the reason for the berm. If that noise becomes a nuisance, Mr. Smith stated the hotel  operations staff would be required to contain and limit the activity to reduce the noise. He did not anticipate  it being a problem, stating the activity on the upper decks would be limited.     What is Mr. Smith’s title, and is Mr. Tooley a registered architect in the state of Colorado? Member Zurn  Mr. Smith stated he was the architect, and would probably be the architect of record for this project.  Whether or not Mr. Tooley was registered in Colorado was unknown.     Mr. Aspinall provided the following comments:  A five dollar parking fee is required to access the grounds. This fee is waived if the guests are attending an  event, have an appointment at the spa, or are taking a paid tour. The reason for the fee was to reduce the  number of vehicles on the property for no apparent reason, and allows people with a need to be on the  property to have a parking space. People avoid the fee by parking on Steamer Parkway and walking to the  hotel. Staff is working on ways to improve the situation, as well as reduce the number of people that use the  service road. He stated the hotel was a working destination resort hotel, not a museum, and the goal is to  maintain quality of the people who are staying there. Mr. Aspinall stated there is a concert hall that seats  several hundred people and would be used for concerts. The proposed pavilion would not compete with that  space. The desire for the pavilion is to provide a private space to isolate smaller group functions away from  the activities of the main hotel. Because 99% of the rooms do not have air conditioning, management wants  to move activities away from the front lawn to avoid complaints from guests. Likewise, it would be  beneficial for the wedding parties to be able to hold their event in a more private setting, away from other  hotel guests/visitors. Mr. Aspinall stated hotel staff includes full‐time security officers who are sensitive to  night‐time activities. It does not make sense for a successful hotel to not address noise issues on the  property. He stated all the details would be dealt with in the final package and the building permit process.    Public Comment  Greg Vanskiver/Town resident stated there would be several presenters, all representing the Mountain Creek  Townhome Condominiums.      Stewart McGregor/Engineering Dynamics, Englewood, CO stated normal conversation between two people is  60‐70 decibels (dB), if standing three feet apart. He stated 105 dBa (the way your ear perceives different  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  frequencies of sound) is like a disco in Denver, and he was concerned the designers would not be able to  mitigate 105 decibels.  He stated Mr. Smith did not provide any hard facts in the noise study; no calculations  were shown to analyze or compare, base noise was not addressed, and no conclusions were presented. There  was brief discussion between Mr. McGregor and the Committee concerning the criteria with which the  designers would be working. Mr. McGregor stated mitigating the noise from the open back would be a  challenge.     Greg Vanskiver/Town resident commented on concerns and inaccuracies of the applicant’s architect and sound  engineer. He disagreed with Mr. Smith’s and Mr. Tooley’s projected numbers of pavilion guests that would also  be hotel guests, thinking that number was too high.  Mr. Vanskiver commented on the proposed hours of  operation, stating the request to expand the hours of operation until midnight showed a lack of respect for  neighbors and was unacceptable.  Soundproofing the building would not mitigate guests leaving the pavilion.     Mr. Vanskiver stated in a meeting with Mr. Smith, the Stanley Hotel desired to hold five (5) special events per  year with no restrictions on outdoor noise or a 10:00 p.m. stopping time. He explained they could, theoretically,  apply for temporary use permits for every event at the proposed pavilion. In regards to the noise study and  mitigation, the Stanley’s application stated the proposed berm would be 38 feet above the neighbor. Mr.  Vanskiver stated the berm would actually be only 12 feet above the window line of 271 Steamer Court, and did  not account for other neighbors to the east. He explained how he arrived at the discrepancy.  Mr. Vanskiver  stated there were no suggestions from the sound engineer, Mr. Cooley, concerning methods of mitigating noise  from the open side of the pavilion, and thought the berm would be ineffective. He stated the berm would not  be compliant with the Estes Valley Development Code.     Mr. Vanskiver commented on the current noise violation fines. He stated the existing fine structure would be  insignificant compared to the revenue generated by 300‐350 weddings per year hosted by the Stanley Hotel.  Due to the seasonality of the wedding season, there is the potential of 130 weddings on Fridays and Saturdays  during the high season, with a generous number of weddings taking place during the week.     Mr. Vanskiver referred to the revised site plan, stating it did not show revisions for seating capacity, parking  requirements, or stormwater drainage. The revised plan indicated the pet cemetery would be removed. Mr.  Vanskiver stated the neighbors have been asked to trust the Stanley that they would meet or exceed any noise  ordinance and not negatively impact the neighbors. He stated it was hard to trust when there were so many  inaccuracies and misleading statements. He encouraged the committee to consider all the inaccuracies, and  stated the neighbors have a right to complete and accurate sound and parking studies and a good quality of life.      John Dragovich/Town resident commented on the parking analysis. By the Stanley’s measurements of the  parking area, there was a discrepancy in the number of spaces allowed.  Please refer to the Parking Analysis for  detailed information – posted on the Town website. Mr. Dragovich stated there was a discrepancy with Stanley  Hotel’s claim of 50% of event guests staying overnight at the hotel. Concerning the tour guests, there were  discrepancies in the numbers touring the hotel, and nighttime tours were not addressed. He requested a  professional parking study as required by the EVDC, based on demand characteristics. He asked that the  Technical Review Committee hold the Stanley Hotel accountable to the same standards as other commercial  applicants.    Cindy Dragovich/Town resident commented on adjacent neighbors of the Stanley Historic District. She stated  the majority of the neighbors were not in favor of this project, and they had a variety of concerns; noise  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  pollution, noise control, hours of operation, wildlife safety, competition with the proposed performing arts  center, negative impact on property values, traffic and parking issues, quality of life, following guidelines of  Master Plan, unsuitable site location, lack of specifics and methods in the noise study. She submitted copies of  letters from the neighbors, which were added to the public comment section on the Town website.     Jack Reutzel/land use attorney and city planner, whose client is the Mountain Creek Townhome Condominium  Association. He stated there were significant issues with technical compliance of this proposal. Addressed  whether or not the proposed use could be approved under the guidelines of the approved Master Plan of the  Stanley Historic District. He stated that if approved, the committee was expressly saying this use was one of the  permitted uses under the development agreement. He stated only the uses listed on Exhibit F of the  development agreement were permitted, and the committee was prohibited from granting use variances.  Those variance decisions should be decided by the town. Mr. Reutzel did not think this venue would be a  permitted use or an accessory use. He state the use issue needed to be addressed by the Committee.  His  clients signed a development agreement similar to the one the Stanley Hotel signed. Their predecessor signed  away their rights to develop the property based upon representations the Stanley Hotel made about future  uses of the property. He encouraged the Committee to focus on Exhibit F, and hoped they would find the  proposed pavilion was not a permitted use.     Charley Dickey/Town resident stated if the Stanley Hotel owns the land and plays by the rules and answers the  questions asked, they have a right to build what they propose. He stated they have answered the questions  appropriately up to this point in the proposal concerning sound levels. He stated their design will have to show  compliance in order to pass through that stage of the review process. Mr. Dickey stated they will have to  appropriately deal with the additional parking needs that would come with the use of the pavilion. He  encouraged the Committee to support the project and allow them to move to the next step.     Johanna Darden/Town resident would be affected by the noise. She has personally encountered low frequency  noise from the Stanley Hotel. She stated the proposed pavilion would damage the historic value of the  property. She was insulted that the Stanley wants to discourage day use by non‐guests (restaurant and bar  business). Ms. Darden stated the proposed pavilion would affect the wildlife corridor, and the berm would not  mitigate the noise.      Gayle White/Town resident and president of Rock Acres Condominium Association stated the condominium  association had several concerns about the effects on their quality of life if the proposed pavilion was  approved.  1) Hours of operation are unacceptable and would impact their association. 2)  The condo  association voted to disallow rentals in their association in order to maintain a quiet area. 3) Quiet hours  beginning at 10:00 p.m.  are enforced in their neighborhood, and they were opposed to allowing the hours of  operation to extend beyond that time. 4) Enforcement of noise levels at the proposed pavilion was a concern.  5) The condo association was concerned about long‐term plans at the proposed location, stating the desire to  require a documented agreement that would be binding on the hotel, with specifics as to the hours of  operation and the enforcement of such. 6) It was unclear as to whether or not the approved plans could be  changed, and recommended the Stanley Hotel be required to come before the committee to make any  changes. He wondered what might happen if the hotel was sold. 7) Although no rock concerts could be held, he  questioned if disc jockeys would be permitted to play the same type of music performed by rock bands. 8) The  condominium association was concerned about the enforcement of the maximum capacity of guests and the  potential noise generated by crowds. He stated the agreement could be very specific and outline the maximum  number of people attending events. In conclusion, he stated the two major areas of concern were maintaining  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  some level of serenity in their neighborhood, and documenting agreements to eliminate questions about the  rules. He recommended violation of any of the agreements result in shutting down the event.     John Maunder/Town resident respected the judgment of the architect as related to the parking analysis. As a  professional civil engineer working in transportation, he stated venues attract transport. Any existing issues  with parking would naturally increase with additional venues. He stated it was the hotel’s right to make money,  but also the resident’s right to express their views. Although Mr. Smith interviewed staff at the Stanley, he did  not interview other stakeholders surrounding the hotel. America is very proud of its democracy, and this  meeting was a great example of that. A democracy was about looking out for all of the people, including the  people who can’t speak for themselves. Mr. Maunder stated the Stanley Hotel has a significant amount of  money, and applauded them for contributing some of that money to the community. The residents have dug  into their own pockets to obtain legal representation to try to share their view on this proposed project. In a  democracy, it was the Committee’s job to give both sides equal representation. He stated in the engineering  and architectural world, decisions are made based on fact and data or else they are open to criticism. He asked  the Technical Review Committee to search diligently for those facts and data to arrive at their decision.     Public Comment Closed.    Applicant Response  Mr. Aspinall thanked the committee and staff for their time and efforts put into this project. He recognized that  this was not what the Technical Review Committee was designed for, and thought this current process was not  contemplated when the Stanley Historic District documents were created. He stated the reason his team  presented only the items requested since the last meeting was to maintain the process as originally designed.  There were things taken into consideration and commented on at this meeting that have nothing to do with the  proper design and operation of a project. When questioned by the committee, Mr. Aspinall stated wedding  receptions are generally “turned down” at 10:00 p.m., and if an event goes later than that, it will be taking  place somewhere in its own environment where they only have themselves to disturb. Notwithstanding, all  events are closed down at midnight. He clarified there is a lot of myth around the pet cemetery, and they may  be fictitious grave sites placed by the former owner and used as a tourist attraction. On the most recent site  plan, the pet cemetery would be relocated. Mr. Aspinall clarified the amphitheater portion of the proposed  facility would shut down at 10:00 p.m. The guests could continue the event in the reception area, which would  be completely enclosed. Mr. Smith stated the proposed hours of operation would begin to shut down at 10:00  p.m., with the allowance of a couple of hours past that to get all the guests out of the facility. Mr. Smith stated  the facility would be designed to the maximum noise level possible to remain code compliant, with many  events coming in under that noise level.    Chair Lancaster called a 15 minute recess at 8:15.  The meeting reconvened at 8:30 p.m.    Chair Lancaster clarified any conditions placed would run with the land, not the land owner. All conditions are  binding and considered an agreement and could not be modified or changed. He clarified the legislation  governing the fines for municipal code violations in statutory towns has recently changed. Previously, the  maximum fine that could be imposed was $300 per day per violation. There is a request from the Municipal  Judge to increase the fine to as much as $2650 per day per violation. Most communities have increased the fine  to $1000 per day per violation. The Town board will be hearing a proposal to increase the fines in the near  future.     RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  Town Attorney White addressed the applicability of this process and whether, as the Town Attorney, this  proposal is allowed. He stated Director Chilcott had previously communicated with Mr. Reutzel in a letter dated  February 6, 2013 that the proposed use was considered an ancillary use; therefore, allowable under the Master  Plan document. Mr. White confirmed that use in a letter dated June 13, 2013, finding; (1) the proposed use of  the outdoor amphitheater, corporate retreat, and wedding pavilion complied with the Master Plan for the  Stanley Historic District as ancillary uses, and (2) the proposed uses as an outdoor amphitheater, corporate  retreat and wedding pavilion are considered accessory uses under the CO–Commercial Outlying zone district in  effect in 1994. The development agreement provides that uses will be determined on the effective date of the  agreement, which is 1994.     Committee Comments on Issues  Parking  Member Taranto: There was a significant amount of ambiguity about everything discussed, and data is a very  important component. The arguments on both sides were compelling, but he would prefer to see more data.     Member Chilcott: More detail would have been appreciated, clearly delineating all phasing and construction of  all proposed access, parking, and circulation issues. There is currently a parking lot under construction without  the required permits, and the applicant has not provided an application to date. The parking analysis provided  by Mr. Smith takes that parking lot into account in his parking analysis for the site. It also takes into account  other unpermitted parking areas. According to Ms. Chilcott, the parking analysis was incomplete. She did not  see where the analysis considered multiple weddings, tours, etc. occurring at the same time, which are  important considerations.     Member McFarland: She echoed the concern about lack of data and lack of substantiation of the anecdotal  data that was supplied. She did not have a clear understanding about the location of the parking areas, stating  the parking study could have been diagrammed and presented in a clearer fashion to explain overlap parking.   In order to move forward, she felt it would be absolutely necessary to have clearer definition and clearer data  on parking requirements and the existing parking issues and how they are going to be accommodated with the  proposed development.    Member Zurn: A licensed professional has indicated the existing parking is adequate. He would prefer to see a  study with more data from a licensed engineer in parking analysis. He accepted the parking study provided by  Mr. Smith to be acceptable enough to move forward with the project, with further analysis required.     Chair Lancaster: Stated it was concerting that part of the parking study included lots that have never been  permitted. He would feel more comfortable if the parking areas they were using were permanent parking lots.  He encouraged the applicant to obtain the proper documents for the lot under construction. He would be  comfortable with proceeding with preliminary approval if a more substantial parking plan was presented.       Noise  Member Chilcott: Concerning the noise study, if events in other enclosed buildings end at 10:00 p.m., she  would expect the same at this proposed facility. She questioned as to whether or not it would take two hours  to clear the area.    RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  Member McFarland: There was not enough data provided to show that the noise would be mitigated, and she  would need more information to make an informed decision. 10:00 p.m. is a reasonable hour to end events,  and she supported that item.      Member Zurn: The applicant has made significant changes to the project to benefit the neighbors, removing the  wall and the parking lot. He was concerned about lack of data, and thought there were technical ways to  overcome that. He suggested placing permanent sound monitoring devices at the property lines to ensure  compliance with the municipal code. He stated noise is difficult to enforce, and it would be taxing on the police  force to respond every time a noise complaint was received. The permanent meters could be in operation 24/7,  with information accessible to the Town for enforcement. He gave preliminary approval, with the condition the  operation would always be in compliance, rather than relying on the police to enforce the noise ordinance.     Chair Lancaster: There are two parts to the noise; (1) no one said noise mitigation was not possible, but (2) it is  dependent on how the venue would be operated. Buildings do not make noise, people do. It is hard to  technically control people. He would like some assurances they could comply with the noise ordinance. He was  in favor of Mr. Zurn’s permanent monitor idea. He stated the Town Board would be reviewing the fee structure  for noise violations, with probable increases in fines. He was in favor of ending events at 10:00, and did not  think it would take two hours to clear and clean the building. He considered 10:00 p.m. to be the industry  standard, and would support preliminary approval with permanent monitoring and an end time of 10:00 p.m.,  indoor and outdoor.      Other Committee Discussion  Town Attorney White stated the Committee, as part of the preliminary approval, may put conditions on the  applicant to be included with the final package, such as a revised parking plan, a noise monitoring plan,  additional data on the noise mitigation plans, provisions regarding the use of the property with all activities  stopping at 10:00 p.m., and the facility being vacated by a time to be decided by the Committee.  He stated the  staff report listed a number of items already agreed upon that would need to be incorporated into the decision.    Member Lancaster stated requiring a performance standard rather than a particular design of the building may  be more effective in dealing with the noise issue.  By putting strict requirements on performance, it would  inspire the applicant to design the building that would help minimize the noise, knowing violations would be  enforced. Working with other noise studies, he stated all are estimates until you actually hear the noise. The  monitors would ensure the performance standard was being met.    Committee Findings  1. Subject to the conditions of approval, the Stanley Pavilion Preliminary Package submitted by the  Stanley Hotel meets the applicable provisions and review requirements of the Stanley Historic District  Master Plan.  2. The Stanley Pavilion Project use on Parcel 1 of the Stanley Historic District of an outdoor amphitheater,  corporate retreat, and wedding pavilion complies with the Master Plan for the Stanley Historic District  as an ancillary use to the Stanley Hotel.  3. In order to minimize the impacts to adjacent residential development, the facility shall be designed,  constructed, and operated so that use of the facility minimizes impact on the residential uses of Lots 7  and 9 of the Stanley Historic District. In order to minimize said impacts, the following performance  standards shall be met in the operation of the facility following construction:  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  (a) Noise mitigation shall be included within the design, construction, and operation of the facility to  ensure compliance with Chapter 8.06 of the Town of Estes Park Municipal Code. In order to have  real‐time monitoring of noise levels during operation of the facility, a permanent on‐site sound  monitoring system shall be installed and maintained on the south and west boundaries of the  property to monitor sound levels impacting the residential developments on Lots 7 and 9 of the  Stanley Historic District.  (b) Use of the facility by guests shall not extend beyond 10:00 p.m., with all tear down and clean up  activity on and around the facility completed by 11:00 p.m.    Conditions  1. Compliance with July 5, 2013 architectural and site plans, modified per August, 2013 submittal.  2. In accordance with the Stanley Historic District Master Plan, final plans shall consist of final  development plans, engineering, and site design drawings, and shall address the following:  (a) Sound mitigation techniques, as outlined in letter from Barry Smith dated August 19, 2013, and  Listen Acoustics dated August 14, 2013.   (b) Building height shall not exceed 30 feet, including cupola/flagpole.  (c) Sidewalks shall be at least eight feet wide.  (d) Compliance with Estes Valley Fire Protection District standards regarding turning radii.  (e) Proposed traffic circle and road improvements.  (f) Landscape plan shall include notes outlined in ‘Landscaping Plan Notes’ guide, and shall include  screening or proposed turn‐about to mitigate impact of lights on adjoining property.  (g) Final Drainage Report and turn‐around design shall be subject to review and approval of the Public  Works Department.  (h) Stormwater facilities shall minimize visual impact.  (i) Final Plans shall address operational requirements outlined in Section 7.9 Exterior Lighting of the  Estes Valley Development Code.  (j) Trash enclosure.  (k) Proposed turn‐about shall be relocated to minimize impact on Mountain Gate Townhomes and  shall be approved by the Public Works Department and installed at the applicant’s expense.  (l) Proposed berm shall vary in height over the length of the berm.  (m) Hours of operation for events shall not extend beyond 10:00 p.m. with all tear down and clean up  activity on and around the facility completed by 11:00 p.m.  (n) Noise mitigation shall be included within the design, construction, and operation of the facility to  ensure compliance with Chapter 8.06 of the Town of Estes Park Municipal Code. In order to have  real‐time monitoring of noise levels during operation of the facility, a permanent on‐site sound  monitoring system shall be installed and maintained on the south and west boundaries of the  property to monitor sound levels impacting the residential developments on Lots 7 and 9 of the  Stanley Historic District.  (o) Parking plan shall be prepared by a qualified transportation consultant/engineer and clearly  delineates the phasing and construction of all proposed access, parking, and related circulation  issues. (Master Plan Development Standards, Special Condition #14)  3. Prior to issuance of a Certificate of Occupancy:  (a) All landscaping shall be installed (or guaranteed if plan cannot be implemented due to seasonal  conditions).  (b) ‘Upper Performance Hall’ parking lot in NE portion of the property shall be constructed prior to  issuance of a Certificate of Occupancy. Wayfinding system from parking lot to pavilion installed.  RECORD OF PROCEEDINGS Technical Review Committee, Stanley Hotel Pavilion  September 3, 2013 – 6:00 p.m.   Board Room, Estes Park Town Hall  (c) Sidewalks from pavilion to hotel and parking lot installed.  (d) Traffic circle shall be installed.  (e) Mountain Creek ‘Private Property – No Turn‐Around’ signs installed.  (f) As‐built plans shall be submitted for review and approval.    Committee Discussion  There was discussion concerning the proposed turn‐around. It was noted the location of the turnaround would  be on Town‐owned property. This would require approval by the Public Works Department and shall minimize  the impact on the residents of the Mountain Creek Townhomes to the maximum amount feasible.  It was also  noted the applicant would be responsible for all costs involved. Member Chilcott recommended adding a  condition requesting additional information on the parking analysis, as stated in the Stanley Historic District  Master Plan, Special Condition #14. This specifically addresses the clear delineation of phasing and construction  of the access parking and circulation issues. The proposed turn‐around could be included in this analysis.  (See  Conditions 2(l), 2(m), and 3(d))    There was brief discussion concerning the timing of the final submittal to the Technical Review Committee. It  was decided the Committee would accept recommendations from the appropriate Town departments involved  with the items at issue, following discussions with the applicant and approval of proposed plans.      It was moved and seconded (Chilcott/Zurn) to find the proposed Stanley Hotel Pavilion complies with the  Stanley Historic District Master Plan Design Guidelines and to approve the preliminary package with  conditions as discussed, and the motion passed unanimously.     There being no other business to come before the Committee, Chair Lancaster adjourned the meeting at 9:07  p.m.           _____________________________________________         Frank Lancaster, Chair               _____________________________________________         Karen Thompson, Recording Secretary