Loading...
HomeMy WebLinkAboutMINUTES Estes Valley Planning Commission 2015-03-17 Excerpts for Town Board 3-24-15 ASPIRERECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 1 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall Commission:  Chair Betty Hull, Commissioners Doug Klink, Nancy Hills, Steve Murphree,  Wendye Sykes, Russ Schneider, Sharry White    Attending:  Chair Hull, Commissioners Klink, Hills, Murphree, Schneider, White    Also Attending: Director Alison Chilcott, Senior Planner Dave Shirk, Planner Phil Kleisler, Town  Board Liaison John Phipps, Larimer County Liaison Michael Whitley, Town  Attorney Greg White, and Recording Secretary Karen Thompson    Absent:  Commissioners Sykes and Klink      Chair Hull called the meeting to order at 1:30 p.m.  There were approximately 55 people in  attendance.  Each Commissioner was introduced. Sharry White was welcomed as the recent  appointee by the Town Board to fill the vacancy on the Commission.  Chair Hull explained the process  for accepting public comment at today’s meeting. The following minutes reflect the order of the  agenda and not necessarily the chronological sequence.      EXCERPTS FROM MINUTES TRANSCRIBED FOR TOWN BOARD MEETING ON MARCH 24, 2015    1. ASPIRE WELLNESS COMPLEX AT THE STANLEY; AMENDED SPECIAL REVIEW 2014‐01; TBD  Steamer Drive   Planner Kleisler reviewed the staff report. He stated the applicant received approval by Town  Board of Special Review 2014‐01 in February, 2014. The site is Lot 4 of the Stanley Historic  District, and is zoned A–Accommodations. Stanley Village Shopping Center is located to the south,  and public open space is on the west, Stanley Hotel complex to the northwest, and a mix of  single‐family residential and outlots to the northeast. The original approval included an  Accommodations‐1 building, a Wellness Center, and the Accommodations‐2 building. The original  development plan proposed building the Wellness Center and the Accommodations‐1 buildings as  separate buildings, along with the infrastructure that included the parking lots. The  Accommodations‐2 building was only a conceptual footprint, with an undetermined construction  date (part of a future phase). The applicant is now requesting approval to construct the  Accommodations‐2 building first, with the Wellness Center and Accommodations‐1 building to  follow once the Estes Park Medical Center (EPMC) obtains necessary funding. When EPMC  realized the original separate buildings were not the ideal layout for day‐to‐day operations, they  approached the applicant about “fusing” the Wellness Center and the Accommodations‐1  building together, allowing clients easier accessibility to both buildings. Planner Kleisler displayed  a diagram of the approved plan, and overlayed the proposed changes to allow a better visual for  the Commissioners and public in attendance. He stated because the Accommodations‐2 building  was only a concept with the first approval, the application being reviewed today includes an  architectural review and analysis. The changes include a slightly larger footprint for the fused  buildings, and a shift of the Accommodations‐2 building approximately five (5) feet to the  northwest. The original construction phases would be reversed.   RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 2 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall   Planner Kleisler stated the process and review criteria included the following: consistency with  the goals and objectives of the Estes Valley Comprehensive Plan (this parcel is part of the  Downtown Neighborhood); compliance with the Estes Valley Development Code (EVDC); and  compliance with the Stanley Historic District guidelines, which are located in the Estes Park  Municipal Code. The Stanley Historic District Master Plan does not apply to this specific lot. The  Planning Commission is the recommending body, with the Town Board hearing the item on  Tuesday, March 24, 2015 for a final decision. Planner Kleisler stated the Special Review criteria  requires applications mitigate, to the maximum extent feasible, potential adverse impacts on  nearby land uses, public facilities and services, and the environment. The application should  accomplish these in order to receive a positive recommendation by the Planning Commission.     Planner Kleisler stated the Stanley Historic District guidelines include view corridors from the  Stanley Hotel. The Accommodations‐2 building is proposed to lie just outside a view corridor, and  the Accommodations‐1 and Wellness Center (Phase II) would lie within a view corridor. Additional  analysis would need to occur for the approval of Phase II, which would include a hearing before  the Planning Commission and Town Board. Planner Kleisler stated the Statement of Intent portion  of the application lists a number of efforts made on their behalf to comply with the Special  Review criteria, such as limited grading and pedestrian connectivity. The applicant has recorded  an easement for public access throughout the site. The social trail from the Stanley Hotel to  Stanley Village Shopping Center has been solidified legally through a public access easement. The  applicant has also committed to working with the adjacent property owners on final landscaping  designs, including placement of trees and shrubs. Exterior lighting  will be limited; no parking lot  lighting was proposed, but staff requested bollard lighting be provided along the pedestrian ways  to ensure safe access throughout the site at night.     Planner Kleisler stated the applicant provided photo simulations of the proposed  Accommodations‐2 building. The northwest side complies with the 30‐foot height limit. As the  site slopes down, the building exceeds the allowable height by just under five (5) feet on the  south edge, after slope adjustment provided in the EVDC.  The applicant provided additional  photo simulations today, including “Option 2”, which changes the design of the roof to comply  with the 30‐foot height limit. The applicant desires to receive a height variance to construct the  Accommodations‐2 building as planned (over the height limit); however, Option 2 could be an  alternative.  Planner Kleisler stated the portion of the building that would be over the height limit  faces south towards Stanley Village Shopping Center. There has been considerable public  comment and neighbor concern opposed to the height variance. Some comments also addressed  the location of the building and the parking lot as a way to reduce the height of the  Accommodations‐2 building. During the original review process, staff recommended the parking  lot be located behind the building in order to screen the parking from the public street.     Planner Kleisler stated the site design does not show the proposed sidewalk along Steamer Drive.  The applicant has had difficulty obtaining the necessary easements through the Stanley Hills  Subdivision. If the Commission recommends approval, one of the conditions for Phase II would  RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 3 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall require the applicant to gain all necessary easements to construct the sidewalk in this area. If the  easements are not obtained, the sidewalk should be constructed fully on the applicant’s property,  which will be fairly disconnected from the road.     Planner Kleisler stated staff also requested the issue of any proposed outdoor activity on the site  be addressed with Phase II, as the note from the original plan was not carried forward to the  amended plan. Staff had three concerns pertaining to the amended site plan:   Proposed outdoor activity on the eastern side of the site:  Through internal discussions, the applicant proposed small‐scale wedding receptions take  place on the eastern side of the site plan. Given this proposal was not initiated earlier in the  application process, staff requested and the owner agreed to remove the allowance of that  activity from the plan. A condition of approval will be added to ensure removal of that  statement prior to Town Board review on March 24th.    Potential for outdoor use on deck located at the southwest corner of the Accommodations‐2  building:  Staff requested additional information as to whether any outdoor uses would be conducted in  this area. The applicant stated the deck is directly connected to one of the accommodations  units, and no organized outdoor uses would be conducted on the deck.   A pedestrian connection and patio on the western edge of the site is not on the amended  plans:  The applicant explained that feature was deleted from the current proposal.    Staff Findings  1. The application is consistent with the policies, goals and objectives of the Comprehensive  Plan, including the Future Land Use Plan and the Downtown area plan. The application  advances several Community–Wide policies, as delineated in the Staff report.  2. The application for the proposed amendment to the Special Review use mitigates, to the  maximum extent feasible, potential adverse impacts on nearby land use, public facilities  and services, and the environment.  3. Adequate services and facilities are available to serve the development.  4. The application complies with the Estes Park Municipal Code Chapter 17.44 Stanley  Historic District Standards for Development regarding: view corridors, open space, site  design, pedestrian circulation, and signs.  5. The request to exceed the Stanley Historic District maximum allowed building height of  30‐feet is allowed through special review approval, and complies with Section 1.9.E.2  Measurement of Maximum Building Height on Slopes.  6. If revised to comply with recommended conditions of approval, the application will  comply with applicable sections of the Estes Valley Development Code, as described in the  Review Discussion in the staff report.  7. This is a Planning Commission recommendation to the Town Board of the Town of Estes  Park.  8. In accordance with Section 3.2.D, a revised application shall be a condition precedent to  placing the application on the board agenda. Placement on the March 24 Town Board  RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 4 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall agenda requires a March 18 submittal or a revised application that fully satisfies all  conditions of approval.     Planner Kleisler stated staff recommended approval of the amendment to the approved Special  Review 2014‐01, with conditions of approval listed below. Director Chilcott stated there may be  additional conditions to Condition of Approval #8, which will require additional discussion  between Planner Kleisler and herself.    Chair Hull called a ten‐minute recess at 2:35.  The meeting reconvened at 2:45 p.m.     Public Comment  Lucia Liley/applicant representative briefly explained the issue concerning the name of the  complex. She stated there has been no change in relationships since the beginning of the concept.  In March, 2015, EPMC entered into a formal contract with the University of Colorado Health  Sciences Center (Anschutz Medical Center) for licensing and use of their proprietary wellness  programs. These programs will be implemented as part of the Wellness Center project in Estes  Park. A lease between Grand Heritage Hotels and EPMC is intact. She stated because of the  complexity of the redesign of Phase I, the process will take additional time and another special  review process will be forthcoming. Grand Heritage Hotels has funding in place and is prepared to  begin construction as soon as possible, so it made sense to reverse the phasing and build the  Accommodations‐2 building first. Because that building had not been designed prior to the  original review process, the height and architecture required review by Staff, Planning  Commission, and Town Board. She stated it was important to note that the major categories of  the project remain in place: the uses have not changed; the amount of open space exceeds the  requirement; the building to lot coverage ratio is under what is allowed; native landscaping and  wildlife mitigation techniques are in place.  She stated a large amount of work was done on the  stormwater drainage plan, which was revised following concerns and questions from some of the  downstream property owners, and some of which was related to drainage of Lot 1. Engineers  spent more time analyzing the drainage plan, and the current design would put some of the water  into a pond system on Lot 4 and have the water recede from there. She stated the building  envelope was approved during the original approval process, as was the parking lot placement.   The building has been shifted five feet to accommodate some pedestrian connections.  She stated  it is generally considered a superior planning technique to screen parking by putting is at the rear  of the building. In the Stanley Historic District standards, parking should be placed behind the  building. Once room sizes were determined, parking requirements increased. A few more spaces  were added on site, and eight more were added off‐site, which Town code allows. Those off‐site  spaces will be located at the Stanley Hotel, but because the distance is more than 300 feet from  the proposed development, transportation must be provided. The Stanley Hotel purchased a  London taxi to run on demand between 7 a.m. and 9 p.m. to provide access to the overflow  parking spaces. The use of those eight spaces would assume 100% occupancy of the  accommodations buildings, and all rooms larger than 750 square feet would have two cars. That  situation is not likely to occur. The Town Board, during the approval of the original plan, made  some clarifications and changes to the architectural standards of the Stanley Historic District.    RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 5 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall Ms. Liley stated a letter from the Colorado Historical Society recognized the site for the building is  likely the best placement, and is not anticipated to have an adverse affect on the Stanley Hotel.  The third‐party architect hired by the hotel suggested a few minor changes, all of which the  applicant has agreed to do. The height issue has been studied extensively. Another potential way  to design the Accommodations‐2 building to comply with the height requirement has been  submitted. The architecture of the roof would be altered. The pros and cons of each option would  need to be weighed as to what you would gain or lose.     Tim Lego/applicant’s architect stated the proposed Accommodations‐2 building would maintain  the Stanley cohesiveness while creating its own set of modifications. Window trims are  complementary but slightly different; trims, deck railings, and columns are similar; there will be a  stone base to the building, and colors will comply with the Stanley Historic District requirements.       Don Burnholtz/applicant’s architect stated throughout the process, the photo simulations have  been challenged for accuracy. The most recent photo simulations are available on the Town  website for this project, titled View Corridor Presentation.  He used GPS to ensure accuracy. After  reviewing the slides, he stated there are grave sacrifices to the architectural integrity of the  building when using Option 2. The roof pitch would be altered, and the dormers would be  flattened on top.  The applicant’s team did not think Option 2 would complement the  architectural standards of the Stanley Hotel complex.     There was brief discussion between Chair Hull and Ms. Liley concerning the letter from the State  Historical Society. It was ultimately concluded by the society there would be no adverse affect  from this project. It was understood the project would be required to meet the Town design  standards.     David Bangs/applicant’s engineer stated the building floor could not be lowered due to the  complex pipe system flowing underneath the building. Making it lower would require waivers to  other standards of the EVDC. He stated the main reason for the shift of the Accommodations‐2  building is to accommodate the required pedestrian walkways alongside the building.    There was brief discussion between Commissioner Schneider and Mr. Burnholtz concerning the  room sizes. It was noted the proposed building will have 40 units and 48 beds. Due to the larger  size of a few of the units, additional parking spaces were required.      John Cullen/applicant stated the eight corner units will be larger, to accommodate families with  children and be ADA compliant. ADA rules have changed and additional restrictions now apply. He  stated he is celebrating his 20th anniversary of owning the Stanley Hotel, and does not consider  himself a “foreigner”. He stated the original plan for the Accommodations‐2 building called for  larger rooms; however, the market is for individual rooms, so although the footprint has not  changed, the number of rooms has. The Town requested only short‐term rentals (less than 30  days) in the Accommodations‐2 building, and they will comply with that request. The Wellness  Center will have doctors, nurses, therapists, etc. staying in this building, and rotations will  RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 6 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall typically be two to three weeks each. The rooms will have kitchenettes. The clients at the  Wellness Center may stay as long as six weeks, and they will stay in the Accommodations‐1  building, which will not have cooking facilities in the rooms. There was brief discussion between  Mr. Cullen and Commissioner Schneider concerning the completion of the entire project. Mr.  Cullen welcomes the partnership with EPMC. If EPMC does not raise the funds, Mr. Cullen will  build it himself. It is in his best interest to encourage EPMC to raise the funds and build the  Wellness Center. Mr. Cullen stated he also has wellness center projects planned for Japan, China,  and England. The Estes Park facility would be the flagship wellness center.     Planner Kleisler stated after consulting with the Town Attorney, staff would like to amend Staff  Finding #5, removing “and complies with Section 1.9.E.2 Measurement of Maximum Building  Height on Slopes.” This was a finding during the original development plan approval process. The  current application does not comply with the height limit; therefore, this portion of the finding  must be removed. Condition of Approval #1 will be deleted, as reference to the contract does not  apply to this application. During the recess, Community Development staff had a brief  conversation with the applicant and staff is recommending the use of the eastern drainage  facilities for outdoor activities (including outdoor recreation) be reviewed with Phase II. Staff has  some concerns with that area of the site. While the wedding reception note will be removed from  the plans, staff wants to ensure any outdoor uses associated with the project are provided the  public review process, which can happen during review of Phase II.      David Bangs stated the shape of the pond on the landscape plan has morphed from the original  plan. The proposed pond will be a retention pond, in that it will store water permanently. It will  have aesthetic value and minimize visual impacts of stormwater facilities on neighboring  properties and surrounding areas. Typically, retention ponds are heavily landscaped, and also  require a substantial amount of maintenance. As for use for outdoor activities, the applicant  agrees with staff that this area would not be used in that manner with this application.      Public Comment  Ann Finley/Town resident stated was imperative that the project be done correctly. The new  proposal was not what the voters approved, and she wondered if the vote would have passed if  the proposal presented today were the original plans (accommodations being built prior to the  Wellness Center). She urged Commissioners to hold the project to the same standards as  everyone else in the Estes Valley; not to show favoritism or waive fees. She did not support the  amended plan.        Christie Smith/representative for Doug Warner/Town resident stated he was opposed to the  project if it did not comply with the height limit.    Christie Smith/Town resident stated she lived nearby, and was concerned her property value and  quality of life would be negatively impacted by the project.  There are people in her neighborhood  that voted for the project. Others are not being vindictive because “they lost the election,” They  are just concerned about their property values and quality of life issues.  RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 7 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall   Marlene Hayek/Town resident stated prior to purchasing her home, she learned the Stanley  Historic District Master Plan limited commercial development to 35,000 square feet (the  proposed project is over 100,000 square feet). She was upset when Lot 4 was excluded from the  Master Plan due to the expiration of such plan. She believed the Town made changes and ignored  comments in order to accommodate the sale of Lot 4 and pave the way for development. She was  opposed to the request to build the Accommodations‐2 building prior to the Wellness Center, to  the request for a height variance, and encouraged the Commissioners to disapprove the  application.    Ed Hayek/Town resident and President of Stanley View Homeowners Association supported  denial of the application.  The HOA has serious concerns about declining property values. The  neighbors had to comply with regulations when their homes were built, and the Stanley Hotel  should have to comply as well. He stated the proposed building could be stepped down to lower  the height. He was opposed to the project being rushed through the process, stating that was  when errors were made and opportunities missed. He disagreed with the accuracy of the photo  simulations. He did not agree the applicant had mitigated to the maximum amount feasible.      Judy Schrieber/Town resident stated while she voted in favor of the sale of Lot 4, she was  opposed to flipping the phases and building the Accommodations‐2 building first. She encouraged  the Town to move the parking lot so the building can be moved further down the hill.  A view of  Longs Peak is very important to those in the Estes Park Community, and it has emotional  significance.    Dana Small/Town resident lives in Estes Park because the views are outstanding. The codes were  adopted for a reason, and should be complied with. He was opposed to the height variance  request.    Johanna Darden/Town resident stated the approval of the sale of Lot 4 also approved the  proposed use. She stated the application presented violates the approval that was passed with  the vote. She stated the Accommodations‐1 building and the Wellness Center should be  constructed first. She stated the photo simulations from Barb Davis’ property were misleading.     Susan Wolf/County resident agreed with Marlene and Ed Hayek’s comments. She was opposed to  the height variance. She read additional comments from Barb Davis, who was unable to attend  the meeting. These comments will be posted to the web once received by staff. She was  concerned about the negative impacts of the Accommodations‐2 building on the Stanley Hills  neighborhood. She recommended parking be behind the building or screened. If parking was  allowed north of the building, the viewscape for the neighbors would improve. She had concerns  about the proposed drainage plan and the “grand ditch” that runs through her property without  easements. Her written comments went into detail concerning the photo settings used for the  photo simulations. She did not believe all concerns had been fully addressed.     RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 8 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall Public comment closed.      Staff and Commission Discussion  Comments included, but were not limited to: the building could be spread out and would still  comply with lot coverage requirements and would lower the height; the voters took the ballot  question seriously; part of the ballot question was read, concerning the allowance of lodging for  staff physicians; the Wellness Center is still a concept, and it was questioned who the building  would be accommodating; the will of the voters may not be for more motel rooms; has a problem  with the height variance request; if the building were redesigned and parking lot moved, it may  solve the height problem; architecturally, it could be done differently.     Ms. Liley stated with the original plan, there was a special finding by the Town Board to increase  the height limit of 30 feet with the Phase I building. The architects were able to meet the EVDC  slope requirements, but unable to meeting the 30‐foot height limit. On the table today, the  proposed height variance still requires a finding by the Town Board. Option 1 would not comply  with the height limit, while Option 2 would comply.     Mr. Cullen stated Option 2 is in full compliance with the height limits. It doesn’t drop height of the  northwest corner, but will drop the rest of the building. He stated he was willing and prepared to  withdraw Option 1 and continue with Option 2 to please the Commission and the Town. He added  the proposed project includes major landscaping and retention ponds that will solve drainage  issues for the entire neighborhood, including an area that has been in litigation for several years.   If EPMC does not raise the funds to construct the Wellness Center, he stated he would face a  $650,000 penalty and also be required to build the center without assistance from EPMC.      Ms. Liley stated specifics about buildings were not specified in the contract to sell Lot 4, as was  implied by some of the public comments. She reviewed and clarified portions of the contract for  the Commission. She stated the purpose of the building is to accommodate guests and employees  of the EPMC program, and nothing was being proposed that is different from the contract.       Mr. Cullen explained he had every intention to construct first the Accommodations‐1 building  adjacent to the Wellness Center, with the Accommodations‐2 building to follow at a later date.  When EPMC requested to attach the Accommodations‐1 building to the Wellness Center, it  changed the entire design and building process. Once the design changes were made, it was  determined both buildings would need to be built at the same time. Because EPMC is funding the  Wellness Center and the Stanley Hotel is funding the Accommodations‐1 building, it only made  sense to delay that portion of the project until EPMC acquires the necessary funding. Because  funds were already in place for an accommodations building, he would like to get started on the  Accommodations‐2 building while EPMC continues to raise funds for the Wellness Center.    Commissioner Hills moved to recommend approval of the amendment to Special Review 2014‐01  application as described in the staff report, with the findings and conditions recommended and  amended by staff with Option 2 used as the design for the Accommodations‐2 building.      RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 9 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall   Town Attorney White requested a five minute recess at 4:22 p.m. to allow staff time to reflect the  accurate conditions of using Option 2 prior to seconding the motion and the vote. The meeting  reconvened at 4:29 p.m.   .  Planner Kleisler clarified an additional condition of approval would be added to relate directly to  using the Option 2 design. See condition #10. The reason behind the added condition is to have a  third‐party architect review the plans for compliance with the architectural standards. The  Community Development Department would complete the final height verification to ensure  compliance. Approval of Option 2 at the Town Board level would be conditional to compliance  with agency comments. He stated staff feels comfortable with the application moving forward as  scheduled. Additional conditions could be imposed at the Town Board level.     Mr. Cullen concurred with the additional condition of approval.     Conditions of Approval  1. Continued compliance with January 10, 2014 real estate contract between Grand Heritage  Hotel Group, LLC and the Town of Estes Park.  2. All improvements and public facilities necessary for Phase I uses shall be installed with  Phase I.  3. MUTCD wildlife crossing signs are required on Wonderview Avenue, near the crossing  between Lot 5 and the Knoll‐Willows. Design and location shall be determined by staff  during Construction Plan approval.  4. Landscaping Plan:  a. Landscaping plan shall accommodate elk migration, with trees focused close to  buildings and parking areas, with outlying areas kept natural grasslands (with  irrigation).  b. Compliance with Section 7.8.G.1.b Non‐Native Vegetation.  5. Staff review and approval shall be required for any future parking lot lighting. Unless more  information is requested by staff, the Applicant shall submit a photometric plan,  illustrations of fixture models, height and location of proposed lighting. Compliance with  17.44.060(d)(11) and EVDC 7.11 is required.  6. Compliance with the following affected agency comments:  a. Estes Park Sanitation District memo dated January 29, 2015;  b. Estes Valley Fire Protection District memo dated February 11, 2015;  c. Town of Estes Park Water Division memo dated February 19, 2015;  d. Town of Estes Park Light and Power Division memo dated February 19, 2015;  e. Town of Estes Park Community Development Department memo dated February 20,  2015;  f. Town of Estes Park Public Works Department memo dated February 20, 2015;  g. Colorado Historical Society memo dated February 20, 2015;  h. RBB Architects, Inc. memo dated February 25, 2015.  RECORD OF PROCEEDINGS Estes Valley Planning Commission 10 March 17, 2015 Board Room, Estes Park Town Hall 7. Should necessary easements not be granted for the proposed sidewalk along Steamer  Drive, the applicant shall construct such sidewalk along their property during Phase II  construction.  8. The Applicant shall delete Note #24 from the site plan, relating to outdoor wedding  receptions.  9. Use of the eastern drainage facilities for outdoor activities, including outdoor recreation,  shall be reviewed with Phase II.  10. Option 2, as presented in the Estes Valley Planning Commission hearing on March 17,  2015, reducing the height of the building to comply with EVDC 1.9.E.2, shall be reviewed  by affected agencies, including:  a. Architectural review through a licensed, third party architect;  b. Estes Park Community Development Department    It was moved and seconded (Hills/Murphree) to recommend approval of the Amendment to  Special Review 2014‐01 (SR 2014‐01B) to the Town Board as described in the staff report, with  the findings and conditions recommended and amended by staff, using Option 2 as the design  for the Accommodations‐2 building, and the motion passed unanimously with two absent.